Pola dodatkowe rekordów #
Pola dodatkowe pozwalają właścicielowi Bazy Danych dodać własne informacje do rekordów tej Bazy Danych. Przed utworzeniem pola warto zaplanować jego nazwę, typ i miejsce widoczności.
Co definiuje właściciel Bazy Danych #
W Panelu → Ustawienia → Pola dodatkowe wybierasz nazwę pola, jego typ, kolejność oraz widoczność na karcie i w edycji rekordu. Nazwa jest zapisywana dla języka polskiego i angielskiego, dlatego po zmianie języka pozostaje widoczna.
Zakres jednej Bazy Danych #
Definicja pola dodatkowego należy tylko do Bazy Danych wybranej w Panelu. Pole utworzone na przykład w Bazie Polska działa wyłącznie w rekordach tej Bazy i nie pojawia się automatycznie w Bazach Grecja ani Rośliny.
Każda Baza Danych ma własne definicje pól, własną kolejność i własne wartości w rekordach. Wyjątkiem jest opisane niżej stałe pole ENTOMONE, które system zapewnia w każdej Bazie Danych.
Stałe pole „Los okazu / obserwacji” #
Każda obecna i przyszła Baza Danych ma jedno stałe pole opisowe Los okazu / obserwacji. Nie trzeba go tworzyć ani włączać. Możesz wpisać w nim dowolną krótką informację, np. „w zbiorze JK”, „wypożyczony do Muzeum X”, „sprzedany na giełdzie”, „zjedzony przez mrzyki” albo „obserwacja w naturze”.
Pole jest opcjonalne, widoczne podczas dodawania i edycji rekordu oraz na jego karcie. Jego definicji nie można edytować, dezaktywować ani usuwać. Wartość w konkretnym rekordzie można normalnie uzupełniać, zmieniać albo pozostawić pustą.
Pole nie jest mapowane do jednego terminu Darwin Core, ponieważ świadomie łączy informacje o fizycznym okazie i obserwacji bez pozyskania materiału. ENTOMONE nie przedstawia go jako eksportu Darwin Core ani GBIF.
Typ pola po utworzeniu #
Typu pola nie można zmienić po utworzeniu. Wartości różnych typów są walidowane i przechowywane w odmienny sposób; automatyczna zmiana mogłaby błędnie zinterpretować istniejące dane. Jeśli potrzebujesz innego typu, utwórz nowe pole o właściwym typie, a poprzednie dezaktywuj.
Dezaktywacja i trwałe usunięcie #
Poniższe działania dotyczą własnych pól użytkownika. Stałego pola Los okazu / obserwacji nie można dezaktywować ani usunąć.
Przycisk Dezaktywuj przestaje pokazywać własne pole przy tworzeniu, edycji i na kartach rekordów. Definicja pola oraz wszystkie zapisane wcześniej wartości pozostają w Bazie Danych. Pole można później ponownie aktywować.
To chroni historię danych: wyłączenie pola nie kasuje informacji z rekordów.
Przycisk Usuń trwale służy do definitywnego usunięcia pola razem ze wszystkimi jego zapisanymi wartościami. System najpierw bezpiecznie liczy dane, a nieodwracalne usunięcie ma tylko jedno końcowe potwierdzenie:
- Pierwsze wybranie Usuń trwale tylko zleca policzenie, ile wartości pola zapisano w rekordach tej Bazy Danych. Pole jest chwilowo blokowane, ale żadne dane nie są wtedy usuwane.
- Gdy liczby są gotowe, przy polu ponownie pojawia się Usuń trwale. Po jego wybraniu zobaczysz liczbę rekordów i wartości. Dopiero wpisanie USUŃ i końcowe potwierdzenie usuwa definicję oraz wszystkie zapisane wartości.
Przycisk Zrezygnuj z usunięcia jest dostępny już podczas sprawdzania danych oraz przed końcowym potwierdzeniem. Sprawdzanie zostanie anulowane, pole odzyska zwykłą dostępność, a żadna wartość nie zostanie skasowana. Jeśli zadanie serwera nie zakończy liczenia, ten przycisk pozwala bezpiecznie odblokować pole. Otwarte usuwanie jednego pola nie blokuje tworzenia innych pól. Po końcowym potwierdzeniu operacji nie można cofnąć.
Widoczność #
Opcje Widoczne na karcie rekordu i Widoczne w edycji rekordu działają niezależnie. Wyłączenie którejkolwiek opcji nie usuwa zapisanej wartości.
Etykieta / DataMatrix #
To historyczne ustawienie opisuje zamierzone użycie wartości pola dodatkowego na etykiecie rekordu. Nie zmienia danych rekordu ani jego widoczności.
Czym jest DataMatrix? #
Data Matrix to mały, dwuwymiarowy kod kreskowy - podobny funkcją do kodu QR, ale często używany na małych etykietach okazów i pojemników. Natywny moduł Okazy / Data Matrix tworzy trwały identyfikator fizycznego okazu i bezpieczny link ENTOMONE, który po zeskanowaniu otwiera powiązany rekord zgodnie z aktualnymi uprawnieniami.
Wybranie opcji DataMatrix w definicji pola dodatkowego nie tworzy numeru ani kodu okazu, nie zapisuje wartości pola bezpośrednio w kodzie i nie ujawnia prywatnych danych.
Opcja zachowuje jedynie wcześniejszą decyzję właściciela Bazy Danych. Nie jest automatycznie migrowana do modułu okazów. Numery, import istniejących identyfikatorów, etykiety i skanowanie opisano w Generatorze etykiet.