1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Jacek Kurzawa, operator ENTOMONE. Kontakt w sprawach prywatności i danych: support@entomone.com lub telefonicznie pod numerem +48 572 426 363.
2. Jakie dane przetwarza ENTOMONE
- Dane konta: login, adres e-mail, nazwa wyświetlana, zaszyfrowane dane uwierzytelniające, role, uprawnienia, język i ustawienia konta.
- Dane obserwacji: nazwy taksonów, daty, miejsca, stanowiska, notatki, informacje o okazach, hodowlach, Bazach Danych i inne informacje wpisane przez użytkownika.
- Zdjęcia i załączniki: pliki wykonane lub wybrane przez użytkownika, ich metadane, sumy kontrolne i informacje potrzebne do synchronizacji.
- Lokalizacja: współrzędne, dokładność pomiaru i punkty sesji GPS, wyłącznie po uruchomieniu funkcji lokalizacji przez użytkownika i udzieleniu zgody systemowej.
- Dane urządzenia i sesji: losowy identyfikator instalacji, tokeny sesji, znaczniki czasu synchronizacji, adres IP i ograniczone logi bezpieczeństwa lub błędów serwera.
ENTOMONE nie wykorzystuje danych do profilowania reklamowego, nie sprzedaje danych użytkowników i nie zawiera zewnętrznych modułów reklamowych ani analityki marketingowej.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- prowadzenie konta, uwierzytelnianie, przechowywanie i synchronizacja danych oraz realizacja funkcji aplikacji — wykonanie usługi na żądanie użytkownika;
- ochrona kont, wykrywanie błędów i nadużyć, zapewnienie integralności danych oraz kopii awaryjnych — prawnie uzasadniony interes administratora;
- obsługa dobrowolnie połączonych usług, takich jak Google Drive lub iNaturalist — działanie zainicjowane przez użytkownika, na podstawie jego świadomej decyzji i udzielonego dostępu;
- realizacja obowiązków prawnych oraz obsługa żądań dotyczących danych — obowiązek prawny administratora.
4. Dane w aplikacji Android
Aplikacja prosi o dostęp do aparatu tylko podczas wykonywania zdjęcia oraz o lokalizację na pierwszym planie tylko podczas pomiaru punktu lub sesji GPS. Nie korzysta z lokalizacji w tle.
Szkice, zdjęcia oczekujące na wysłanie i punkty GPS są przechowywane lokalnie w prywatnym obszarze aplikacji. Tokeny urządzenia są przechowywane w systemowym Android SecureStore; hasło nie jest zapisywane przez aplikację. Po potwierdzonej synchronizacji lokalna kopia ukończonego szkicu i jego zdjęcia może zostać automatycznie usunięta po 48 godzinach. Wylogowanie usuwa tokeny i pamięć listy Baz Danych, ale nie usuwa niewysłanych szkiców.
5. Przechowywanie i odbiorcy danych
Prywatne rekordy użytkownika są przechowywane w bazie SQLite w chronionym katalogu serwera ENTOMONE, poza publicznym katalogiem WWW. Centralna baza przechowuje dane kont, uprawnienia, rejestr magazynów oraz informacje operacyjne potrzebne do działania usługi. Dostęp administracyjny jest ograniczony do obsługi technicznej, bezpieczeństwa i realizacji praw użytkownika.
Dane mogą być przetwarzane przez dostawcę hostingu działającego na rzecz administratora. Jeżeli użytkownik dobrowolnie połączy konto Google Drive, wybrane zdjęcia, eksporty lub kopie danych mogą trafić na jego prywatny Dysk Google. Publikacja do iNaturalist następuje wyłącznie po świadomym działaniu użytkownika. W takich przypadkach zastosowanie mają także zasady prywatności odpowiednio Google lub iNaturalist.
Publiczne źródła taksonomiczne, w tym Catalogue of Life Extended Release i GBIF, służą do porządkowania nazw i klasyfikacji. Nie są miejscem przechowywania prywatnego konta ENTOMONE.
6. Retencja i usuwanie danych
Dane konta i dane użytkownika są przechowywane przez okres korzystania z usługi. Żądanie usunięcia konta przenosi konto i wyłączne dane użytkownika do kontrolowanego Kosza na 30 dni. W tym czasie konto nie działa w zwykłym systemie i może zostać odzyskane na żądanie uprawnionej osoby. Po upływie tego okresu kontrolowany proces usuwa konto, prywatną bazę SQLite, centralne uprawnienia i projekcje, wyłączne media oraz rozpoznane kopie Google Drive.
Dane rzeczywiście współdzielone z innymi uprawnionymi użytkownikami mogą pozostać w zakresie niezbędnym do zachowania ich praw i integralności wspólnej Bazy Danych. Ograniczone kopie awaryjne hostingu wygasają zgodnie z technicznym cyklem retencji i nie wracają do zwykłego runtime. Logi bezpieczeństwa są przechowywane tylko przez okres potrzebny do ochrony usługi i wyjaśnienia incydentu.
Żądanie dostępu, sprostowania lub usunięcia danych można przesłać na support@entomone.com. Administrator może poprosić o potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.
7. Prawa użytkownika
Użytkownik może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę na opcjonalną integrację można wycofać, odłączając usługę; nie wpływa to na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
Użytkownik może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Bezpieczeństwo i dzieci
ENTOMONE stosuje połączenia szyfrowane HTTPS, kontrolę dostępu, prywatne magazyny danych, tokeny sesji i kopie awaryjne. Żaden system nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka.
ENTOMONE jest narzędziem przeznaczonym dla entomologów, badaczy, kolekcjonerów i osób prowadzących dokumentację przyrodniczą. Usługa nie jest kierowana do dzieci i nie powinna być używana do zakładania kont dzieci bez udziału oraz odpowiedzialności ich opiekuna prawnego.
9. Zmiany polityki
Polityka może zostać zaktualizowana, jeżeli zmienią się funkcje aplikacji, odbiorcy danych albo wymagania prawne. Aktualna wersja i data obowiązywania są zawsze publikowane na tej stronie.